Estamos en Marzo 2021 y los consorcios siguen estando limitados en la realización de asambleas presenciales como consecuencia del aislamiento y distanciamiento impuesto por el Decreto 168/2021 de fecha 12/3/21.
Estando por vencer la última prórroga de mandato al 31/3/21, es imperioso contar con algunas reglas claras que faciliten al administrador la realización de asambleas virtuales/remotas/a distancia.
Hoy, gracias al trabajo en conjunto efectuado por la CAPHAI¹, asesorados por empresas privadas, en especial IDATA, con el Registro Público de Administradores, se cuenta con una guía ágil y de fácil aplicación para el desarrollo de estas novedosas reuniones.²
Algunas cuestiones a tener en cuenta, como complemento del protocolo consensuado para la Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Convocatoria: Debe respetarse los plazos establecidos en el Reglamento de propiedad Horizontal, tanto para asambleas ordinarias como extraordinarias. Debe notificarse por un medio fehaciente.
En la misma debe consignarse el medio tecnológico y la forma en la que se accederá a la reunión.
Mayorías: Se rigen conforme lo normado por el Reglamento de Propiedad Horizontal y si no se reuniera la mayoría para algún punto del orden del día, se aplicará el art 2060 C.C. y Com.
Desarrollo de la asamblea: El administrador será el encargado de la verificación de identidad de los participantes a la asamblea virtual, con el fin de garantizar que en efecto sean propietarios o apoderados.
Se utilizarán los mismos métodos que para una asamblea presencial. También será el encargado de dirigir el debate, en caso que no se nombre otro presidente de la asamblea. Y controlará que todos los participantes puedan ejercer su voz y voto.
Plasmando en el acta de asambleas el resultado de la votación de los puntos del orden del día tratados.
Formas de realizar una asamblea virtual
La primera de las formas es la que pueda, perfectamente aplicarse en consorcios de pocas unidades, consideramos entre 20 y 50 propietarios.
La administración con ayuda del consejo de propietarios, si estuviere en funciones se encarguen de todo el proceso.
- se valida la identidad de los asistentes y los documentos de soporte, quienes a través de una videollamada pueden desarrollar la asamblea simultánea.
- las votaciones las pueden realizar con un conteo manual de votos y con ayuda de una hoja de cálculo se multiplica por el coeficiente en una hoja de cálculo.
La segunda forma es la aplicable para consorcios donde se superan los 50 propietarios, dónde es aconsejable la contratación de un tercero que se encargue de todo el proceso, si opta por la contratación de una empresa para la realización de la asamblea virtual, se debe tener en cuenta los siguientes factores:
- Acompañamiento logístico: Personal técnico que ayude antes, durante y después de la asamblea virtual. Y responda sobre inquietudes del funcionamiento del software. Considero que contar con un apoyo técnico es indispensable para un desarrollo eficaz.
- Videoconferencia simultánea: La plataforma debe asegurar que los, propietarios o apoderados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea» por tanto, las videoconferencias pueden ser consideradas como el medio más eficiente para que los propietarios puedan participar y votar de manera simultánea y en tiempo real.
- Entrega y validación de poderes: Enviados con anterioridad para verificar la identidad tanto del propietario como del apoderado, en el caso de que un apoderado represente varias propiedades se debe realizar la suma de coeficientes para que en un solo usuario quede el coeficiente total de las propiedades que representa.³
- Control de asistencia: Este punto puede ser considerado el más importante y relevante durante toda la reunión, dado que se debe asegurar que la persona que se conecte a la asamblea virtual sea propietario o apoderado. Por tanto, es de vital importancia que la plataforma tenga varias capas de seguridad y valide que efectivamente la identidad de quienes se quieran unir a la reunión.
- Grabación de la asamblea: Debe garantizarse que la plataforma elegida garantice su grabación
Recomendaciones para no olvidar
Para garantizar que la reunión sea exitosa invitamos a tener en cuenta las siguientes recomendaciones, que para muchos puede pasar desapercibido, pero para otros puede hacer la diferencia entre una asamblea sea eficiente y una ineficiente.
Que el administrador conserve una copia en soporte digital de la asamblea por el término de 5 años.
Que la asamblea sea transcripta en el libro de actas, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el administrador.
Que la convocatoria y su comunicación, se informe de manera clara y sencilla el medio elegido y cómo se accede.
En la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y reglamentaria, informar de manera clara y sencilla.
Canal de comunicación elegido.
Cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir la participación.
Procedimiento establecido para la emisión del voto a distancia por medios digitales.
Difusión al correo electrónico.
Comunicación de los propietarios de su asistencia a la asamblea por correo electrónico habilitado al efecto.
Apoderados deberán acreditarse, 5 días antes de la celebración con instrumento habilitante correspondiente.
Algunas consideraciones finales
Todas las asambleas sean presenciales o virtuales, pueden ser impugnadas y posteriormente, en sede judicial, ser declaradas nulas.-
Algunas de las razones que habilitarían las nulidades pueden ser:
- imposibilidad de participar
- falta de elementos necesarios para participar computadora, tablet o celular compatible
- falta de conexión a internet o conexión con velocidad insuficiente
- falta de conocimiento para lograr conectarse y desconocimiento absoluto del uso de los medios telemáticos.
Ante alguna de estas posibilidades, consulte con su abogado de confianza.
¹ Cámara Argentina de Propiedad Horizontal y Actividades Inmobiliarias.
² 2020-31357872-GCABA-DGDYPC.pdf 30.12.20 Recomendaciones para la realización de Asambleas bajo la modalidad a distancia.
³ Todo ello conforme lo establecido en el libro de registro de firmas (art 2062 CC y COm. y art. 9 inc e) ley 941/02 reformada por la ley 3254/10